Selaras dengan kehendak kerajaan sesuatu mesyuarat yang diadakan memainkan peranan untuk merancang pelaksanaan sesuatu dasar dan program kerajaan, memperolehi nasihat dari pihak-pihak yang mempunyai kepakaran dan pengalaman dalam perkara tertentu, menyelaras dan menyatukan usaha-usaha pelaksanaan sesuatu program supaya tindakan-tindakan yang dilakukan oleh semua agensi kerajaan yang terlibat bersepadu dan harmoni, dan menyelesaikan masalah-masalah yang timbul dalam melaksanakan sesuatu program melalui keputusan sesebuah mesyuarat.

Bahagian Urus Setia berperanan untuk membantu keberkesanan fungsi sesebuah mesyuarat dengan menjalankan tugas-tugas seperti merancang dan mengatur mesyuarat, menghantar surat jemputan mesyuarat dan menyediakan minit mesyuarat. Di samping itu, Bahagian Urus Setia juga bertanggungjawab mewujudkan satu sistem pengesanan bagi memastikan status tindakan ke atas keputusan-keputusan mesyuarat.

FUNGSI & TANGGUNGJAWAB

Bahagian Urus Setia MPS bertanggungjawab menjalankan beberapa aktiviti seperti berikut :

• Menyediakan minit mesyuarat dan mengedarkan setelah diperakukan oleh Majlis untuk tindakan pihak berkenaan.
• Menguruskan semua Mesyuarat Jawatankuasa Majlis dan lain-lain mesyuarat yang diarahkan.
• Mengurus hal ehwal Ahli Majlis termasuk aktiviti dan pembayaran peruntukan jawatankuasa penduduk setiap zon.